SCM là gì? Giải thích cơ bản cho doanh nghiệp Việt Nam

Phần mềm SCM là hệ thống quản lý chuỗi cung ứng. Bài viết này bắt đầu từ những điều cơ bản, giải thích các khái niệm cốt lõi của một hệ thống Quản lý Chuỗi Cung ứng và cách nó được dùng trong doanh nghiệp Việt Nam, để một doanh nghiệp lần đầu đánh giá có thể xây dựng hiểu biết cơ bản.

Bài viết này đề cập những gì

• Phần mềm SCM là gì
• Các chức năng và thuật ngữ cốt lõi thường gặp
• SCM được dùng trong doanh nghiệp ra sao
• Lợi ích và giới hạn của SCM
• SCM khác các hệ thống liên quan thế nào
• Doanh nghiệp nào phù hợp để áp dụng

Phần mềm SCM là gì

SCM là viết tắt của Supply Chain Management — Quản lý Chuỗi Cung ứng. Phần mềm SCM là hệ thống điều phối toàn bộ quy trình chuỗi cung ứng, từ mua nguyên liệu qua sản xuất, tồn kho đến giao hàng.

Một chuỗi cung ứng có nhiều khâu và nhiều bên tham gia, và một khoảng cách thông tin ở bất kỳ khâu nào đều có thể gây thiếu hàng hoặc hàng tồn ế. Vai trò cốt lõi của SCM là để thông tin lưu chuyển giữa các khâu này, giúp doanh nghiệp giữ cân bằng giữa nhu cầu và cung.

Các chức năng và thuật ngữ cốt lõi thường gặp

Trước khi hiểu SCM, một vài thuật ngữ sẽ hữu ích. Dự báo nhu cầu là việc ước tính nhu cầu tương lai từ dữ liệu lịch sử. Thời gian giao hàng là thời gian từ lúc đặt một đơn mua hàng đến lúc nhận hàng. Tồn kho an toàn là một lớp đệm tồn kho được giữ để hấp thụ biến động nhu cầu.

Về chức năng cốt lõi, phần mềm SCM thường bao gồm dự báo nhu cầu và lập kế hoạch, quản lý tồn kho, mua hàng và quản lý nhà cung cấp, và quản lý logistics cùng giao hàng. Phạm vi chức năng thay đổi theo giải pháp và nhu cầu doanh nghiệp.

SCM được dùng trong doanh nghiệp ra sao

Lấy một doanh nghiệp sản xuất làm ví dụ. Trước SCM, mua hàng đặt hàng theo kinh nghiệm, tồn kho được theo dõi bằng bảng tính, và dự báo đơn hàng của đội kinh doanh không liên kết với mua hàng, nên mặt hàng bán chạy hết hàng còn mặt hàng chậm chất đống.

Sau SCM, dữ liệu dự báo nhu cầu, tồn kho và mua hàng được liên kết, mua hàng có thể đặt hàng theo dự báo và tồn kho an toàn, và mức tồn kho trở nên ổn định hơn. Với một doanh nghiệp có nhiều khâu chuỗi cung ứng, điều này giảm thiếu hàng và hàng tồn ế và làm việc giao hàng dễ dự đoán hơn.

Lợi ích của SCM

Lợi ích của SCM là để thông tin chuỗi cung ứng lưu chuyển, giảm thiếu hàng và hàng tồn ế, cho mua hàng và tồn kho một cơ sở, và làm trạng thái chuỗi cung ứng phân tích được. Với một doanh nghiệp có chuỗi cung ứng phức tạp, các lợi ích này rõ ràng.

SCM cũng giúp một doanh nghiệp chuyển từ việc phản ứng với các vấn đề chuỗi cung ứng sang việc lường trước chúng. Với dữ liệu nhu cầu và tồn kho được liên kết, các quyết định bổ sung và mua hàng được đưa ra trước khi một sự thiếu hụt xảy ra chứ không phải sau đó.

Giới hạn của SCM

Cần nhìn thẳng vào các giới hạn. Việc phân tích và dự báo của SCM phụ thuộc chất lượng dữ liệu; nơi dữ liệu hỗn loạn, hệ thống không thể cho kết quả đáng tin. SCM không thay thế dữ liệu sạch.

Một số chức năng cũng dựa vào việc nhà cung cấp phối hợp bằng cách cung cấp dữ liệu, và nơi nhà cung cấp không thể phối hợp, hiệu quả bị hạn chế. SCM cung cấp thông tin và phân tích, nhưng các quyết định vẫn dựa trên phán đoán của con người. Khi triển khai, hãy đặt nền tảng dữ liệu trước thay vì kỳ vọng phần mềm giải quyết mọi thứ.

SCM khác các hệ thống liên quan thế nào

SCM liên quan mật thiết với các hệ thống khác của doanh nghiệp, và hiểu sự khác biệt giúp doanh nghiệp đánh giá điều mình cần. SCM liên quan gần nhất với ERP: ERP quản lý mặt kế toán của mua hàng, tồn kho và đơn hàng, còn SCM tập trung nhiều hơn vào lập kế hoạch và phân tích chuỗi cung ứng.

SCM cũng liên quan đến một hệ thống quản lý kho. Một hệ thống quản lý kho tập trung vào thực thi bên trong kho, còn SCM tập trung vào lập kế hoạch xuyên các khâu. Nhiều ERP có module SCM, mà một doanh nghiệp có chuỗi cung ứng đơn giản có thể thấy là đủ.

Doanh nghiệp nào phù hợp để áp dụng

Nhìn chung, lợi ích của SCM rõ nhất với doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp, nhiều địa điểm và mặt hàng phức tạp, hoặc nơi thiếu hàng và hàng tồn ế đã gây chi phí đáng kể.

Một doanh nghiệp nhỏ có chuỗi cung ứng đơn giản có thể thấy module SCM có sẵn trong ERP là đủ. Việc có áp dụng một SCM riêng hay không nên được đánh giá theo độ phức tạp chuỗi cung ứng và các điểm nghẽn chứ không chỉ quy mô doanh nghiệp.

Một SCM điều phối chuỗi cung ứng ra sao

Để hiểu một SCM theo cách thực tế, sẽ hữu ích khi thấy các khâu kết nối với nhau. Một dự báo nhu cầu, dựng từ dữ liệu lịch sử và đơn hàng, đặt một kỳ vọng về điều sẽ cần. Kỳ vọng đó, kết hợp với mức tồn kho hiện tại và tồn kho an toàn, điều khiển các quyết định bổ sung và mua hàng.

Đơn mua hàng đi đến nhà cung cấp, mà SCM theo dõi thời gian giao và hiệu quả, và hàng nhận được cập nhật tồn kho. Khi dữ liệu tồn kho, nhu cầu và mua hàng được liên kết trong một hệ thống, một thay đổi ở một khâu hiện hữu với các khâu khác, nên doanh nghiệp có thể hành động trước khi một sự thiếu hụt hoặc một sự chất đống hàng tồn ế xảy ra.

Đây là khác biệt giữa việc quản lý chuỗi cung ứng theo từng khâu và quản lý nó như một tổng thể được kết nối. Không có một SCM, mỗi khâu làm việc từ thông tin của riêng nó; có một SCM, các khâu chia sẻ một bức tranh duy nhất, hiện thời.

Những hiểu lầm thường gặp khi áp dụng SCM

Doanh nghiệp lần đầu đánh giá SCM thường có vài hiểu lầm, và hiểu rõ chúng giúp giữ kỳ vọng thực tế.

Hiểu lầm thứ nhất là cho rằng việc áp dụng một SCM tạo ra một dự báo nhu cầu chính xác. Độ chính xác dự báo phụ thuộc chất lượng dữ liệu; nơi dữ liệu hỗn loạn, hệ thống không thể cho một kết quả đáng tin. Hiểu lầm thứ hai là cho rằng một SCM tối ưu chuỗi cung ứng tự động; trên thực tế hệ thống cung cấp thông tin và phân tích, và các quyết định vẫn dựa trên phán đoán của con người.

Hiểu lầm thứ ba là đánh giá thấp công sức sắp xếp dữ liệu. Dữ liệu danh mục mặt hàng, nhà cung cấp và tồn kho cần được sắp xếp trước khi một SCM vận hành đúng cách. Đưa công việc nền tảng này vào kế hoạch triển khai là điều kiện tiên quyết để SCM phát huy giá trị.

Các cân nhắc triển khai cho SCM

Một doanh nghiệp cân nhắc SCM nên thực tế về công sức triển khai. Công việc nền tảng — sắp xếp dữ liệu danh mục và xác nhận kết nối với ERP — là đáng kể và nên được coi là một phần cốt lõi của dự án chứ không phải điều nghĩ sau.

Một cách làm theo giai đoạn giảm rủi ro. Sắp xếp dữ liệu danh mục trước, rồi triển khai module gắn với điểm nghẽn cấp bách nhất như quản lý tồn kho, và mở rộng sang dự báo nhu cầu cùng quản lý nhà cung cấp khi đã ổn định, cho mỗi bước một mục tiêu rõ ràng và tránh việc đội chuỗi cung ứng đối mặt quá nhiều thay đổi cùng lúc.

Sự phối hợp của nhà cung cấp cũng là một cân nhắc thực tế. Nơi các chức năng SCM phụ thuộc việc nhà cung cấp cung cấp dữ liệu, hãy nhìn thực tế xem họ có làm được không, và coi sự phối hợp bên ngoài là một mục tiêu để thúc đẩy theo giai đoạn chứ không phải một điều kiện tiên quyết của vận hành.

SCM và các hệ thống xung quanh

Một SCM không vận hành tách biệt. Nó kết nối chặt với ERP, vốn quản lý mặt kế toán của mua hàng, tồn kho và đơn hàng, và liên quan đến một hệ thống quản lý kho, vốn xử lý thực thi bên trong kho.

Hiểu các ranh giới này giúp một doanh nghiệp quyết định điều mình cần. Một doanh nghiệp có chuỗi cung ứng đơn giản có thể thấy một module SCM của ERP là đủ; một doanh nghiệp có chuỗi cung ứng phức tạp cần một SCM riêng, kết nối tốt với các hệ thống xung quanh. Mục tiêu là một tổ hợp hệ thống chia sẻ dữ liệu gọn gàng, không phải một hệ thống được kỳ vọng làm mọi thứ.

Tìm hiểu chi tiết sản phẩm

Tổng kết các điểm chính

SCM là hệ thống điều phối các khâu của chuỗi cung ứng, và giá trị cốt lõi của nó là để thông tin lưu chuyển và giảm thiếu hàng cùng hàng tồn ế. Việc phân tích và dự báo của nó phụ thuộc chất lượng dữ liệu, nên việc sắp xếp dữ liệu trước khi triển khai quan trọng ngang bản thân các chức năng phần mềm.