Hướng dẫn chọn phần mềm SCM cho doanh nghiệp Việt Nam

Việc chọn phần mềm SCM ít liên quan đến số lượng tính năng, mà nhiều hơn ở chỗ hệ thống có giải quyết các điểm nghẽn chuỗi cung ứng thực tế của doanh nghiệp và kết nối trơn tru với hệ thống hiện có không. Hướng dẫn này trình bày các tiêu chí đánh giá và chỉ dẫn triển khai mà doanh nghiệp Việt Nam nên xác nhận trước khi chọn phần mềm SCM.

Bài viết này đề cập những gì

• Làm rõ nhu cầu trước khi so sánh
• Đánh giá các chức năng cốt lõi
• Nền tảng dữ liệu và sự phối hợp của nhà cung cấp
• Triển khai và chiến lược theo giai đoạn
• Dự báo nhu cầu trong thực tế
• Hỗ trợ nhà cung cấp và mở rộng hệ thống
• Sai lầm thường gặp

Làm rõ nhu cầu trước khi so sánh

Trước khi chọn SCM, hãy rà soát cấu trúc của chuỗi cung ứng: bao nhiêu nhà cung cấp, bao nhiêu địa điểm và kho, số mặt hàng và mẫu đơn hàng. Chuỗi cung ứng càng phức tạp thì chức năng cần càng đầy đủ.

Hãy xác nhận vấn đề cấp bách nhất. Là thiếu hàng, hàng tồn ế, thời gian giao hàng mua sắm không đáng tin, hay không thể thấy chuỗi cung ứng như một tổng thể. Một nhu cầu rõ ràng tránh chọn một hệ thống lớn về phạm vi nhưng không giải quyết vấn đề thực tế.

Đánh giá các chức năng cốt lõi

Khi đánh giá chức năng cốt lõi của SCM, hãy xem trước tiên quản lý tồn kho. Việc có thể thấy tồn kho theo thời gian thực qua các kho và địa điểm không là nền tảng của quản lý chuỗi cung ứng.

Tiếp theo hãy xem dự báo nhu cầu và lập kế hoạch. Việc SCM có dự báo được nhu cầu từ dữ liệu lịch sử và đơn hàng, và lập kế hoạch mua hàng cùng sản xuất theo đó không, quyết định doanh nghiệp có giảm được thiếu hàng và hàng tồn ế không. Nhưng hãy hiểu rằng độ chính xác dự báo phụ thuộc chất lượng dữ liệu.

Rồi hãy xem mua hàng và quản lý nhà cung cấp. Việc SCM có quản lý được đơn mua hàng và theo dõi thời gian giao cùng hiệu quả của nhà cung cấp không ảnh hưởng đến sự ổn định của chuỗi cung ứng. Hãy đánh giá chức năng so với các điểm nghẽn chuỗi cung ứng thực tế chứ không theo đuổi nhiều tính năng nhất.

Nền tảng dữ liệu và sự phối hợp của nhà cung cấp

Hiệu quả của SCM được xây trên dữ liệu chính xác. Nếu dữ liệu danh mục cho mặt hàng, nhà cung cấp và tồn kho lâu nay được duy trì không theo quy tắc thống nhất, việc phân tích và dự báo sau khi triển khai SCM sẽ không chính xác. Hãy đánh giá công sức sắp xếp dữ liệu trước khi lựa chọn.

Nếu SCM cần nhà cung cấp cung cấp thông tin thời gian giao hàng hoặc tồn kho, sự sẵn lòng phối hợp của nhà cung cấp cũng phải được cân nhắc. Nơi nhà cung cấp không thể hoặc không muốn phối hợp, các chức năng liên quan không phát huy được. Kế hoạch triển khai nên nhìn thực tế về điều này.

Triển khai và chiến lược theo giai đoạn

Triển khai SCM tập trung vào sắp xếp dữ liệu và một cách làm theo giai đoạn. Nên sắp xếp dữ liệu danh mục trước, rồi triển khai module gắn với điểm nghẽn cấp bách nhất — ví dụ quản lý tồn kho — và mở rộng sang dự báo nhu cầu cùng quản lý nhà cung cấp khi nó đã ổn định.

Một cách làm theo giai đoạn cho mỗi bước một mục tiêu và tiêu chuẩn nghiệm thu rõ ràng, và tránh việc đội chuỗi cung ứng đối mặt quá nhiều quy trình mới cùng lúc. Tích hợp với ERP nên được kiểm thử khi triển khai để xác nhận dữ liệu đồng bộ đúng.

Dự báo nhu cầu trong thực tế

Dự báo nhu cầu thường là một kỳ vọng chính khi một doanh nghiệp áp dụng SCM, nhưng để dự báo thực sự hữu ích, cần hiểu các điều kiện và giới hạn của nó một cách thực tế.

Độ chính xác dự báo phụ thuộc chất lượng và độ dài của dữ liệu lịch sử. Nơi dữ liệu hỗn loạn, kỳ quá ngắn, hoặc nhu cầu của một sản phẩm bản thân biến động cực mạnh, giá trị tham chiếu của dự báo bị hạn chế. Khi lựa chọn, hãy xác nhận tình trạng dữ liệu của doanh nghiệp có hỗ trợ được dự báo không, thay vì dựa vào năng lực dự báo phần mềm quảng cáo.

Một dự báo không nên được coi là một câu trả lời chính xác mà là một đầu vào cho việc lập kế hoạch. Trong thực tế, kết quả dự báo thường vẫn cần kết hợp với phán đoán của nhân viên mua hàng và kinh doanh trước một quyết định cuối cùng. Định vị dự báo là một công cụ hỗ trợ tránh các kỳ vọng phi thực tế về SCM.

Hỗ trợ nhà cung cấp và mở rộng hệ thống

SCM là hệ thống dùng dài hạn có thể mở rộng theo giai đoạn, nên hãy đánh giá hỗ trợ của nhà cung cấp và khả năng mở rộng của hệ thống khi lựa chọn.

Hãy hỏi nhà cung cấp về kênh hỗ trợ và thời gian phản hồi, cách hỗ trợ việc mở rộng module về sau, và hệ thống có thể mở rộng khi chuỗi cung ứng của doanh nghiệp phát triển không. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu với quản lý tồn kho và mở rộng sang dự báo nhu cầu cùng quản lý nhà cung cấp.

Hãy xác nhận thêm tích hợp với ERP có được duy trì không. Dữ liệu SCM liên quan nhiều với ERP, và nếu tích hợp hỏng sau một lần cập nhật hệ thống, một khoảng cách dữ liệu xuất hiện. Đưa hỗ trợ dài hạn và khả năng mở rộng vào lựa chọn giúp tránh hệ thống tụt hậu so với sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

Sai lầm thường gặp

Hiểu các sai lầm thường gặp giúp bạn tránh phần lớn sự hối tiếc.

• Dữ liệu danh mục không sắp xếp trước, nên phân tích và dự báo không chính xác sau vận hành
• Đánh giá quá cao dự báo nhu cầu, bỏ qua điều kiện tiên quyết là chất lượng dữ liệu
• Không đánh giá sự sẵn lòng phối hợp của nhà cung cấp, nên các chức năng liên quan không phát huy
• Không xác nhận tích hợp với ERP, dẫn đến nhập đôi dữ liệu
• Triển khai quá nhiều module cùng lúc, nên đội ngũ khó hấp thụ

Kiểm chứng hệ thống theo kịch bản chuỗi cung ứng thực

Khi đánh giá SCM, một bài trình bày tính năng không thể cho thấy hệ thống vận hành ra sao so với một chuỗi cung ứng thực, nên khi danh sách đã rút gọn, hãy đề nghị mỗi nhà cung cấp kiểm chứng sản phẩm theo các kịch bản thực tế của bạn thay vì một buổi minh họa chung.

Hãy chuẩn bị dữ liệu thực của bạn và đề nghị nhà cung cấp minh họa việc xem tồn kho qua các địa điểm, chạy một dự báo nhu cầu từ dữ liệu lịch sử của bạn, và tạo một đơn mua hàng có theo dõi thời gian giao của nhà cung cấp. Hãy xác nhận thêm cách SCM kết nối với ERP của bạn, vì dữ liệu SCM và ERP trùng nhiều và một kết nối kém gây trùng lặp.

Hãy để nhân viên mua hàng, kho và kinh doanh tham gia kiểm chứng. Mỗi vai trò đánh giá mức phù hợp khác nhau, và việc đánh giá của một vai trò duy nhất dễ bỏ sót điểm khó của các vai trò khác. Giai đoạn kiểm chứng là nơi một sự không khớp cần lộ ra, chứ không phải sau khi vận hành.

Cấu trúc chi phí và những gì cần lập ngân sách

Chi phí SCM vượt xa phí bản quyền phần mềm. Nó bao gồm triển khai, sắp xếp dữ liệu danh mục, tích hợp với ERP và đào tạo. Hãy ước tính tổng theo ba năm thay vì đánh giá theo con số niêm yết.

Công sức sắp xếp dữ liệu danh mục thường bị đánh giá thấp. Phân tích và dự báo của SCM dựa trên dữ liệu danh mục mặt hàng, nhà cung cấp và tồn kho sạch, và việc sắp xếp nó nơi nó lâu nay không nhất quán là công việc đáng kể. Hãy dựng một khoản dự phòng thực tế cho nó vào ngân sách và tiến độ.

Hãy xác nhận thêm năng lực nào — lập kế hoạch nhu cầu, quản lý nhà cung cấp, logistics — được bao gồm trong gói cơ bản và năng lực nào cần mua thêm, để một con số niêm yết thấp không che giấu chi phí bổ sung về sau. So sánh trên bức tranh đầy đủ giữ cho kỳ vọng chi phí thực tế.

Vận hành và ổn định

Việc vận hành SCM thay đổi cách mua hàng, tồn kho và lập kế hoạch làm việc cùng nhau, nên giai đoạn ổn định sau vận hành nên được lập kế hoạch chứ không phải coi là điểm kết thúc của dự án.

Trong giai đoạn đầu, đội chuỗi cung ứng sẽ gặp các vấn đề về cấu hình, dữ liệu, và cách các module tương tác. Hãy có một cơ chế rõ ràng để thu thập và giải quyết các vấn đề này, và xác nhận dữ liệu lưu chuyển giữa SCM và ERP là chính xác. Một lần vận hành theo giai đoạn, đưa quản lý tồn kho vào trước và thêm dự báo cùng quản lý nhà cung cấp khi đã ổn định, làm việc ổn định dễ quản lý hơn.

Hãy theo dõi chất lượng dữ liệu suốt giai đoạn ổn định. Phân tích và dự báo của SCM chỉ tốt bằng dữ liệu nền, nên hãy xác nhận dữ liệu danh mục giữ được sạch và các giao dịch được ghi nhất quán khi đội ngũ thích nghi với hệ thống mới.

Rà soát và điều chỉnh sau vận hành

Cấu hình SCM lúc vận hành hiếm khi là cấu hình phù hợp nhất vài tháng sau. Hãy đưa một điểm rà soát vào kế hoạch: sau vài tháng đầu, xem hệ thống thực sự được dùng ra sao và điều chỉnh.

Việc rà soát nên xem xét dự báo nhu cầu có đang chứng tỏ đáng tin không, mức tồn kho an toàn có được đặt phù hợp không, và dữ liệu mua hàng cùng tồn kho có được giữ chính xác không. Nếu dự báo liên tục lệch, hãy kiểm tra xem chất lượng dữ liệu hay các tham số cần được chỉnh, thay vì từ bỏ chức năng.

Hãy coi đây là một nhịp điệu liên tục. Mẫu nhu cầu, cơ sở nhà cung cấp và cơ cấu mặt hàng đều thay đổi theo thời gian, và một lần rà soát định kỳ giữ cho SCM khớp với chuỗi cung ứng thực thay vì để các thiết lập của nó trôi lệch nhịp.

Tìm hiểu chi tiết sản phẩm

Tổng kết các điểm chính

Chọn SCM tựa trên việc rà soát cấu trúc và điểm nghẽn chuỗi cung ứng, đánh giá các chức năng cốt lõi như tồn kho và dự báo nhu cầu, nhìn thẳng vào nền tảng dữ liệu và sự phối hợp của nhà cung cấp, và triển khai theo giai đoạn. Làm đúng những điểm này, SCM thực sự làm chuỗi cung ứng ổn định hơn.