WMS là gì? Giải thích cơ bản cho doanh nghiệp Việt Nam

Phần mềm WMS là hệ thống quản lý các nghiệp vụ trong kho. Bài viết này bắt đầu từ những điều cơ bản, giải thích các khái niệm cốt lõi của một Hệ thống Quản lý Kho và cách nó được dùng trong ngành logistics tại Việt Nam, để một doanh nghiệp lần đầu đánh giá có thể xây dựng hiểu biết cơ bản.

Bài viết này đề cập những gì

• Phần mềm WMS là gì
• Các chức năng và thuật ngữ cốt lõi thường gặp
• WMS được dùng trong logistics ra sao
• Lợi ích và giới hạn của WMS
• WMS khác các hệ thống liên quan thế nào
• Doanh nghiệp nào phù hợp để áp dụng

Phần mềm WMS là gì

WMS là viết tắt của Warehouse Management System — Hệ thống Quản lý Kho. WMS là hệ thống quản lý các nghiệp vụ bên trong kho, bao quát nhận hàng, cất hàng, vị trí lưu trữ, lấy hàng, giao hàng và kiểm kê.

Khác với một hệ thống chỉ ghi số lượng tồn kho, WMS chú trọng việc thực thi công việc kho. Nó biết mỗi mặt hàng nằm ở vị trí nào, hướng dẫn nhân viên theo lộ trình hiệu quả, và cập nhật tồn kho theo thời gian thực qua việc quét, biến công việc kho thành một quy trình được ghi nhận và truy được.

Các chức năng và thuật ngữ cốt lõi thường gặp

Trước khi hiểu WMS, một vài thuật ngữ sẽ hữu ích. Vị trí lưu trữ là vị trí cụ thể nơi hàng được giữ trong kho. Lấy hàng là việc lấy hàng từ các vị trí theo yêu cầu giao hàng. Kiểm kê quay vòng là việc kiểm đếm từng phần tồn kho theo định kỳ luân phiên thay vì tất cả cùng lúc.

Về chức năng cốt lõi, WMS thường bao gồm quản lý nhập xuất, quản lý vị trí, hướng dẫn lấy hàng, kiểm kê tồn kho, và kết hợp với thiết bị quét mã vạch. Phạm vi chức năng thay đổi theo giải pháp và quy mô kho.

WMS được dùng trong logistics ra sao

Lấy một kho logistics làm ví dụ. Trước WMS, vị trí của hàng dựa vào trí nhớ của nhân viên lâu năm, việc lấy hàng dựa vào danh sách giấy, và sổ tồn kho chỉ được hiệu chỉnh định kỳ bằng một lần kiểm toàn bộ, nên việc tìm hàng và kiểm kê đều chậm và nhân viên mới khó nắm bắt nhanh.

Sau WMS, mỗi mặt hàng có một vị trí xác định, việc lấy hàng được hệ thống hướng dẫn, và mỗi lần quét cập nhật tồn kho theo thời gian thực. Độ chính xác tồn kho tăng, công việc không còn phụ thuộc trí nhớ của nhân viên cụ thể, và nhân viên mới có thể làm theo chỉ dẫn của hệ thống.

Lợi ích của WMS

Lợi ích của WMS là nâng độ chính xác tồn kho, đẩy nhanh việc lấy hàng và giao hàng, giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên cụ thể, và để lại một bản ghi truy được của các nghiệp vụ kho. Với một kho có khối lượng nghiệp vụ lớn, các lợi ích này rõ ràng.

WMS cũng làm công việc kho ít phụ thuộc cá nhân hơn. Khi vị trí của hàng và lịch sử nghiệp vụ được ghi trong hệ thống thay vì trong trí nhớ, kho có thể tiếp tục vận hành suôn sẻ ngay cả khi nhân viên thay đổi.

Giới hạn của WMS

Cần nhìn thẳng vào các giới hạn. Độ chính xác WMS dựa trên việc hiện trường quét và ghi đáng tin cậy mỗi lần; nếu hiện trường làm tắt, sổ sách cũng sai. WMS không thay thế kỷ luật vận hành.

WMS cũng thường cần kết hợp với thiết bị quét và lập kế hoạch vị trí, nên triển khai không chỉ là phần mềm. Khi triển khai, hãy chuẩn bị phần cứng, lập kế hoạch vị trí và thiết lập kỷ luật vận hành, thay vì kỳ vọng phần mềm tự giải quyết mọi vấn đề.

WMS khác các hệ thống liên quan thế nào

WMS liên quan đến các hệ thống khác của doanh nghiệp, và hiểu sự khác biệt giúp doanh nghiệp đánh giá điều mình cần là một WMS độc lập hay một module kho có sẵn trong ERP.

WMS liên quan mật thiết nhất với ERP. Quản lý tồn kho của ERP chủ yếu chú trọng số lượng và kế toán, còn WMS chú trọng thực thi bên trong kho như vị trí, lộ trình lấy hàng và quét. WMS cũng liên quan đến quản lý chuỗi cung ứng — SCM chú trọng lập kế hoạch xuyên các khâu, WMS chú trọng thực thi ở khâu kho. Hiểu các ranh giới này giúp doanh nghiệp quyết định tổ hợp hệ thống cần thiết.

Doanh nghiệp nào phù hợp để áp dụng

Nhìn chung, lợi ích của WMS rõ nhất với doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường xuyên, yêu cầu độ chính xác tồn kho cao, hoặc công việc phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm của nhân viên cụ thể.

Một kho nhỏ ít mặt hàng, nghiệp vụ đơn giản có thể thấy module kho của ERP là đủ. Việc có áp dụng một WMS chuyên nghiệp hay không nên được đánh giá theo khối lượng nghiệp vụ và độ phức tạp quy trình chứ không chỉ quy mô kho.

Một WMS hướng dẫn công việc kho hằng ngày ra sao

Để hiểu một WMS theo cách thực tế, sẽ hữu ích khi theo dõi một đơn vị hàng qua một ngày. Khi hàng đến, WMS ghi nhận việc nhận và gợi ý một vị trí lưu trữ dựa trên mặt hàng và không gian sẵn có, để hàng không chỉ được đặt vào bất cứ chỗ nào còn trống.

Khi một yêu cầu giao hàng đến, WMS tạo một nhiệm vụ lấy hàng và hướng dẫn người lấy đến các vị trí đúng theo một lộ trình hiệu quả, cập nhật tồn kho khi mỗi mặt hàng được quét. Cuối cùng, việc giao hàng được xác nhận và con số tồn kho phản ánh thay đổi theo thời gian thực. Mỗi bước trong số này để lại một bản ghi, nên kho có thể thấy không chỉ có bao nhiêu tồn kho mà nó ở đâu và đã di chuyển ra sao.

Sự hướng dẫn theo từng bước này là điều phân biệt một WMS với một danh sách tồn kho đơn thuần. Danh sách tồn kho trả lời bao nhiêu; WMS trả lời ở đâu, theo thứ tự nào, và do ai, đó là điều khiến công việc kho có hệ thống thay vì phụ thuộc trí nhớ.

Những hiểu lầm thường gặp khi áp dụng WMS

Doanh nghiệp lần đầu đánh giá WMS thường có vài hiểu lầm, và hiểu rõ chúng giúp giữ kỳ vọng thực tế.

Hiểu lầm thứ nhất là cho rằng một WMS sẽ làm tồn kho chính xác tự động. Một WMS cung cấp quy trình và công cụ, nhưng độ chính xác vẫn phụ thuộc việc hiện trường quét và ghi đáng tin cậy mỗi lần. Hiểu lầm thứ hai là cho rằng triển khai chỉ là phần mềm; trên thực tế một WMS thường cần thiết bị quét và lập kế hoạch vị trí, và phần cứng cùng công việc nền tảng là một phần thực sự của dự án.

Hiểu lầm thứ ba là đánh giá thấp công sức lập kế hoạch vị trí và đào tạo hiện trường. Không có một sơ đồ vị trí rõ ràng, chức năng hướng dẫn của WMS không phát huy được; không có đào tạo đúng cách, kỷ luật vận hành không được thiết lập. Đưa công việc nền tảng này vào kế hoạch triển khai là điều giúp một WMS thực sự bám rễ.

Các cân nhắc triển khai cho WMS

Một doanh nghiệp cân nhắc WMS nên thực tế về công sức triển khai. Công việc nền tảng — thiết kế mã hóa vị trí, sắp xếp dữ liệu danh mục mặt hàng, lập kế hoạch phần cứng, và đánh giá mạng kho — là đáng kể và nên được coi là một phần của dự án chứ không phải điều nghĩ sau.

Sự phối hợp của hiện trường quan trọng không kém. Một WMS thay đổi cách kho làm việc, và nếu hiện trường thấy việc quét phiền và làm tắt, độ chính xác tồn kho sẽ không cải thiện. Một giao diện đơn giản và đào tạo đúng cách giúp hiện trường tiếp nhận sự thay đổi, và giai đoạn đầu vận hành là lúc kỷ luật vận hành được thiết lập.

Một cách tiếp cận theo giai đoạn có thể giảm rủi ro. Một kho có thể đưa nhận hàng, cất hàng và lấy hàng cốt lõi vào trước, ổn định, rồi tinh chỉnh với kiểm kê quay vòng và báo cáo khi hiện trường đã quen, thay vì bật mọi năng lực cùng lúc.

WMS và chuỗi cung ứng rộng hơn

Một WMS không vận hành tách biệt. Nó nằm trong luồng hàng hóa rộng hơn, kết nối ngược lên với mua hàng và xuôi xuống với giao hàng, và dữ liệu tồn kho của nó nuôi góc nhìn tổng thể của doanh nghiệp về tồn kho.

Tồn kho kho chính xác, theo thời gian thực cải thiện các quyết định ngoài phạm vi kho — mua hàng có thể đặt hàng dựa trên một con số tồn kho đáng tin, và bộ phận chăm sóc khách hàng có thể cam kết ngày giao với sự tự tin. Đây là lý do độ chính xác tồn kho WMS quan trọng không chỉ với kho mà với cả doanh nghiệp, và vì sao kết nối giữa WMS và các hệ thống xung quanh xứng đáng được chú ý khi lựa chọn.

Tìm hiểu chi tiết sản phẩm

Tổng kết các điểm chính

WMS là hệ thống quản lý các nghiệp vụ kho, và giá trị cốt lõi của nó là nâng độ chính xác tồn kho, đẩy nhanh nghiệp vụ và giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân. Hiệu quả của nó dựa trên việc hiện trường theo quy trình đáng tin cậy và việc lập kế hoạch vị trí tốt, nên việc chuẩn bị phần cứng và kỷ luật vận hành khi triển khai quan trọng ngang bản thân phần mềm.