Checklist triển khai phần mềm kế toán tại Việt Nam

Một lần triển khai phần mềm kế toán không được lập kế hoạch tốt, nhẹ thì khiến đội kế toán đối chiếu muộn mỗi tháng, nặng thì khiến sổ sách không cân giữa các năm tài chính. Checklist này trình bày những gì doanh nghiệp Việt Nam nên xác nhận ở từng giai đoạn — trước, trong và sau khi triển khai — để bạn lần lượt loại bỏ các rủi ro thường gặp.

Bài viết này đề cập những gì

• Trước triển khai: phạm vi nghiệp vụ và thời điểm chuyển đổi
• Đánh giá nhà cung cấp và kiểm tra trước hợp đồng
• Trong triển khai: thiết lập tài khoản và số dư đầu kỳ
• Vận hành và chạy song song
• Phân quyền và kiểm soát nội bộ
• Kiểm tra sổ sách sau vận hành
• Những thất bại triển khai phổ biến nhất

Trước triển khai: phạm vi và thời điểm chuyển đổi

Trước khi triển khai, hãy xác nhận phạm vi kế toán của doanh nghiệp và các vấn đề bạn muốn phần mềm giải quyết. Hãy lập kế hoạch thời điểm chuyển đổi cùng lúc: phần mềm kế toán tốt nhất nên đổi vào đầu năm tài chính, khi số dư đầu kỳ đơn giản hơn.

Nếu phải đổi giữa năm, hãy dành thêm thời gian xử lý số dư đầu kỳ và các khoản chưa quyết toán, và lập kế hoạch một giai đoạn chạy song song hệ thống cũ và mới. Thời điểm chuyển đổi kém là nguồn rủi ro triển khai phần mềm kế toán phổ biến nhất.

• Xác nhận phạm vi kế toán và các module cần thiết
• Lập kế hoạch thời điểm chuyển đổi, ưu tiên đầu năm tài chính
• Rà soát số dư đầu kỳ và công nợ phải thu phải trả chưa quyết toán
• Xác nhận nhu cầu kết nối với thuế GTGT và kê khai
• Chỉ định nhân viên kế toán phụ trách triển khai và nghiệm thu

Đánh giá nhà cung cấp và kiểm tra trước hợp đồng

Các kiểm tra trước hợp đồng vượt xa giá cả. Hãy hỏi nhà cung cấp các module như tồn kho và tài sản cố định có cần mua thêm không, và ước tính tổng chi phí theo thời gian sử dụng.

Hãy xác nhận phạm vi hỗ trợ triển khai: có hỗ trợ chuyển số dư đầu kỳ không, có cung cấp đào tạo không, và hỗ trợ kỹ thuật sau vận hành hoạt động ra sao. Hãy xác nhận cả cơ chế xuất dữ liệu, để không bị mắc kẹt không lấy được sổ sách lịch sử khi đổi phần mềm về sau.

• Xác nhận các module cần có cần mua thêm không và chi phí
• Xác nhận hỗ trợ triển khai có bao gồm chuyển số dư đầu kỳ không
• Xác nhận phạm vi đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật sau vận hành
• Xác nhận cơ chế xuất dữ liệu, để sổ sách lịch sử không bị khóa
• Đề nghị nhà cung cấp minh họa kết nối với thuế GTGT và kê khai

Trong triển khai: thiết lập tài khoản và số dư đầu kỳ

Điểm then chốt khi triển khai là thiết lập hệ thống tài khoản và việc chuyển số dư đầu kỳ. Cấu trúc tài khoản nên được điều chỉnh theo nhu cầu báo cáo của doanh nghiệp thay vì áp dụng trực tiếp hệ thống mặc định, nếu không có thể không lập được báo cáo ban quản lý muốn xem.

Hãy chuyển số dư đầu kỳ và công nợ phải thu phải trả chưa quyết toán một cách cẩn thận, với người quen sổ sách kiểm tra từng khoản. Sau khi chuyển, hãy xác nhận sổ cái cân và số dư từng tài khoản khớp hệ thống cũ trước khi đi tiếp.

Vận hành và chạy song song

Khi vận hành phần mềm kế toán, hãy chạy song song hệ thống cũ và mới trong một giai đoạn, nhập cùng các giao dịch vào cả hai và đối chiếu kết quả. Việc chạy song song phát hiện các vấn đề thiết lập hoặc vận hành trước khi bạn phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống mới.

Đào tạo nên bao quát các quy trình nhập bút toán, lập báo cáo và kê khai thực tế. Trong giai đoạn đầu vận hành, hãy bố trí nhà cung cấp hoặc một người giỏi nội bộ trực để giúp đội kế toán xử lý các vấn đề gặp phải.

Phân quyền và kiểm soát nội bộ

Trong phần mềm kế toán, thiết kế phân quyền liên quan đến kiểm soát nội bộ, nên nó nên được lập kế hoạch theo vai trò trong quá trình triển khai. Mỗi người dùng chỉ truy cập chức năng công việc yêu cầu là nguyên tắc cơ bản.

Phân tách nhiệm vụ là điểm kiểm tra then chốt. Việc nhập bút toán và duyệt bút toán, xử lý thanh toán và đối chiếu, nên thuộc về những người có phân quyền khác nhau, để không một người nào hoàn tất được cả một quy trình. Hãy xác nhận việc chia phân quyền với kế toán trưởng trong quá trình triển khai, và xác nhận phần mềm lưu dấu vết kiểm toán.

• Lập kế hoạch quyền truy cập chức năng của từng người dùng theo vai trò
• Xác nhận phân tách nhiệm vụ giữa nhập và duyệt bút toán, thanh toán và đối chiếu
• Xác nhận phần mềm lưu dấu vết kiểm toán về bút toán và thay đổi
• Lập kế hoạch vô hiệu hóa tài khoản và thu hồi quyền cho nhân viên nghỉ việc
• Xác nhận lưu trữ dữ liệu và biện pháp an ninh với gói đám mây

Kiểm tra sổ sách sau vận hành

Việc đầu tiên sau khi vận hành là kiểm tra sổ sách. Tại lần khóa sổ cuối tháng đầu tiên, hãy xác nhận quy trình khóa sổ chạy trơn tru, con số báo cáo tài chính hợp lý, và dữ liệu thuế GTGT cùng kê khai kết nối đúng.

Nếu phát hiện chênh lệch, hãy truy nguồn sớm xem đó là vấn đề chuyển số dư đầu kỳ, thiết lập tài khoản hay thao tác. Dữ liệu kế toán có tính liên tục, nên phát hiện vấn đề càng sớm thì chi phí khắc phục càng thấp, đó là lý do việc kiểm tra tại lần khóa sổ đầu tiên quan trọng.

Những thất bại triển khai phổ biến nhất

Rà soát các lần triển khai phần mềm kế toán thất bại ở doanh nghiệp Việt Nam, các nguyên nhân lặp lại.

• Vội đổi giữa năm, nên số dư đầu kỳ và các khoản chưa quyết toán bị sai
• Áp dụng hệ thống tài khoản mặc định, nên không lập được báo cáo quản trị
• Không chạy song song, nên vấn đề thiết lập chỉ lộ ra sau khi vận hành hoàn toàn
• Đánh giá thấp thời gian chuyển và đối chiếu số dư đầu kỳ
• Đào tạo không bao quát quy trình kê khai, nên mỗi kỳ kê khai vẫn hỗn loạn

Chuyển đổi dữ liệu một cách chi tiết

Chuyển đổi dữ liệu là nơi việc triển khai phần mềm kế toán thường gặp trục trặc nhất, nên nó xứng đáng có một chỗ riêng trong checklist thay vì được coi là một bước đơn lẻ.

Hãy quyết định điều gì thực sự cần chuyển. Số dư đầu kỳ, công nợ phải thu phải trả chưa quyết toán, và danh mục khách hàng, nhà cung cấp phải được chuyển chính xác để hệ thống mới vận hành được ngay từ ngày đầu. Lịch sử giao dịch chi tiết của các năm trước thường không cần chuyển sang trọn vẹn; hãy xác nhận doanh nghiệp và đơn vị kiểm toán yêu cầu gì, và giữ hệ thống cũ hoặc một bản xuất để tham chiếu thay vì ép mọi dòng vào hệ thống mới.

Hãy chạy thử việc chuyển với một lô nhỏ trước, xác nhận ánh xạ trường và định dạng, rồi mới chuyển toàn bộ. Sau khi chuyển, hãy đối chiếu số dư từng tài khoản với hệ thống cũ trước khi dựa vào các con số mới. Một lần chuyển đổi được kiểm chứng theo từng bước an toàn hơn nhiều so với một lần nhập toàn bộ rồi mới phát hiện sai.

Cuối kỳ và sự khớp với báo cáo

Một lần kiểm tra triển khai không nên dừng ở nhập bút toán hằng ngày; nó nên xác nhận khóa sổ cuối kỳ và các báo cáo khác nhau kết nối đúng. Cuối kỳ liên quan đến một quy trình phức tạp hơn, và một vấn đề chỉ phát hiện ở cuối kỳ thì khó khắc phục.

Trong quá trình triển khai, hãy xác nhận phần mềm có thể lập báo cáo tài chính cho năm và dữ liệu cần cho thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp. Hãy đề nghị nhà cung cấp giải thích quy trình cuối kỳ, và nơi điều kiện cho phép, hãy chạy thử một lần khóa sổ mô phỏng với dữ liệu thử.

Hãy xác nhận thêm các báo cáo đáp ứng cả nhu cầu nội bộ lẫn bên ngoài. Ngoài báo cáo tài chính theo luật, ban quản lý có thể cần phân tích lãi lỗ theo bộ phận hoặc dự án. Đưa nhu cầu cuối kỳ và báo cáo vào kiểm tra triển khai giúp tránh phát hiện sau vận hành rằng phần mềm không lập được một báo cáo doanh nghiệp cần.

Đào tạo và kế hoạch hỗ trợ giai đoạn đầu

Đào tạo và một kế hoạch hỗ trợ giai đoạn đầu thuộc về checklist vì công việc kế toán chạy mỗi ngày và một đội kế toán bị kẹt không thể đơn giản tạm dừng.

Đào tạo nên bao quát các quy trình nhập bút toán, đối chiếu, lập báo cáo và kê khai thực tế chứ không chỉ giao diện, và nên được thiết kế cho những người sẽ thực sự làm công việc đó. Một hướng dẫn ngắn, tập trung vào tác vụ cho các thao tác thường lệ hữu ích hơn một sổ tay đồ sộ.

Trong giai đoạn đầu vận hành, hãy bố trí một đầu mối rõ ràng cho các vấn đề, dù là hỗ trợ của nhà cung cấp hay một người giỏi nội bộ, và xác nhận thời gian phản hồi. Lần khóa sổ cuối tháng đầu tiên là thời điểm vấn đề tập trung, nên có hỗ trợ sẵn sàng khi đó ngăn một vấn đề thiết lập nhỏ trở thành một sự chậm trễ báo cáo.

Các câu hỏi thường gặp trong quá trình chuyển đổi

Hai câu hỏi thường lặp lại trong một lần chuyển đổi phần mềm kế toán. Thứ nhất là chạy song song hệ thống cũ và mới bao lâu. Ít nhất một chu trình khóa sổ hoàn chỉnh là hợp lý, để quy trình cuối tháng được kiểm thử trọn vẹn; nếu chu trình đầu lộ ra vấn đề, hãy kéo dài việc chạy song song đến khi đạt một lần khóa sổ sạch.

Thứ hai là cách xử lý việc chuyển số dư đầu kỳ khi đổi giữa năm. Việc này khó hơn đổi vào đầu năm vì các con số phức tạp hơn, nên hãy dành thêm thời gian, để người quen sổ sách kiểm tra từng khoản, và xác nhận sổ cái cân trước khi dựa vào hệ thống mới. Nơi thời điểm có thể chọn, đổi vào đầu năm tài chính vẫn là lựa chọn ít rủi ro hơn.

Tìm hiểu chi tiết sản phẩm

Tổng kết checklist

Việc triển khai phần mềm kế toán thành công hay không tựa trên việc lập kế hoạch thời điểm chuyển đổi trước triển khai, các kiểm tra trước hợp đồng về module và hỗ trợ, sự cẩn thận với thiết lập tài khoản và số dư đầu kỳ trong triển khai, và việc kiểm tra sổ sách sau vận hành. Đi qua checklist này loại bỏ phần lớn rủi ro triển khai thường gặp.