Hướng dẫn chọn phần mềm BI cho doanh nghiệp Việt Nam

Việc chọn phần mềm BI ít liên quan đến số lượng tính năng, mà nhiều hơn ở chỗ hệ thống có khớp nhu cầu phân tích, tình trạng dữ liệu và năng lực người dùng của doanh nghiệp không. Hướng dẫn này trình bày các tiêu chí đánh giá và chỉ dẫn triển khai mà doanh nghiệp Việt Nam nên xác nhận trước khi chọn phần mềm BI.

Bài viết này đề cập những gì

• Làm rõ nhu cầu trước khi so sánh
• Đánh giá các chức năng cốt lõi
• Nhìn thẳng vào tình trạng dữ liệu
• Triển khai và chiến lược triển khai sử dụng
• Phân tích tự phục vụ và năng lực dữ liệu
• Hỗ trợ nhà cung cấp và khả năng mở rộng
• Sai lầm thường gặp

Làm rõ nhu cầu trước khi so sánh

Trước khi chọn BI, hãy xác nhận các câu hỏi doanh nghiệp muốn trả lời bằng dữ liệu. Là muốn theo dõi doanh số và chi phí, phân tích hành vi khách hàng, hay thay thế các báo cáo thủ công hằng tháng tốn thời gian. Một câu hỏi rõ ràng là điều cho biết cần kết nối dữ liệu nào và xây phân tích nào.

Hãy xác nhận ai sẽ dùng BI. Nếu một đội dữ liệu xây báo cáo và các phòng ban xem bảng điều khiển, ưu tiên là chiều sâu phân tích và chất lượng bảng điều khiển; nếu các phòng ban tự khám phá dữ liệu, ưu tiên là độ dễ dùng và phân tích tự phục vụ.

Đánh giá các chức năng cốt lõi

Khi đánh giá chức năng cốt lõi của BI, hãy xem trước tiên kết nối dữ liệu. Việc BI có kết nối được với ERP, CRM, cơ sở dữ liệu và bảng tính hiện có của doanh nghiệp không là nền tảng để BI vận hành được.

Tiếp theo hãy xem trực quan hóa và tương tác. Việc các bảng điều khiển có rõ ràng và dễ đọc không, và người dùng có lọc cùng đào sâu chi tiết không, quyết định BI có thực sự dùng được không. Trực quan hóa làm tốt là điều khiến quản lý sẵn lòng xem định kỳ.

Rồi hãy xem phân tích tự phục vụ và ngưỡng bảo trì. Việc người dùng thường có xây được báo cáo mà không cần viết mã không, và việc duy trì mô hình dữ liệu cần bao nhiêu đầu tư kỹ thuật. Chức năng dù mạnh đến đâu, nếu ngưỡng bảo trì vượt năng lực doanh nghiệp, BI không chạy liên tục được.

Nhìn thẳng vào tình trạng dữ liệu

Điều một lần triển khai BI phải nhìn thẳng nhất là tình trạng dữ liệu. Việc định nghĩa dữ liệu giữa các hệ thống có nhất quán không, dữ liệu danh mục có sạch không, và dữ liệu lịch sử có đầy đủ không đều ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của báo cáo BI.

Nơi tình trạng dữ liệu kém, việc sắp xếp dữ liệu cần được làm trước khi triển khai BI, và công sức này thường bị đánh giá thấp. Đánh giá tình trạng dữ liệu một cách thành thật, và đưa công việc sắp xếp vào kế hoạch triển khai, thực tế hơn việc kỳ vọng công cụ giải quyết vấn đề.

Triển khai và chiến lược triển khai sử dụng

Triển khai BI tốt nhất nên bắt đầu ở quy mô nhỏ. Trước tiên giải quyết một nhu cầu phân tích rõ ràng, kết nối dữ liệu liên quan, và làm ra một bộ bảng điều khiển hữu ích để người dùng thấy giá trị, rồi dần mở rộng phạm vi.

Việc thúc đẩy sử dụng sau triển khai cũng quan trọng không kém. Giá trị của BI nằm ở việc tổ chức hình thành thói quen xem dữ liệu và thảo luận quyết định bằng dữ liệu. Nếu các báo cáo chỉ được đưa lên mà không có ai thúc đẩy sử dụng, BI nhanh chóng thành một bảng điều khiển không ai xem.

Phân tích tự phục vụ và năng lực dữ liệu

Nhiều doanh nghiệp áp dụng BI với hy vọng các phòng ban có thể tự xem dữ liệu mà không phụ thuộc nhân viên công nghệ mỗi lần. Nhưng việc phân tích tự phục vụ có bám rễ không phụ thuộc không chỉ vào công cụ mà còn vào năng lực dữ liệu của tổ chức.

Một công cụ dù dễ dùng đến đâu, nếu người dùng không biết nên xem chỉ số nào hoặc không hiểu cách diễn giải dữ liệu, phân tích tự phục vụ khó phát huy. Khi triển khai BI, ngoài đào tạo công cụ, hãy giúp người dùng hiểu ý nghĩa của các chỉ số then chốt và các bẫy diễn giải thường gặp.

Một cách làm thực tế là triển khai theo giai đoạn. Để công nghệ hoặc nhân viên phân tích xây các bảng điều khiển nền tảng trước, để các phòng ban bắt đầu bằng việc xem; khi người dùng đã quen, dần mở quyền tự điều chỉnh và tự xây báo cáo. Yêu cầu mọi người làm phân tích tự phục vụ ngay từ đầu thường là phi thực tế.

Hỗ trợ nhà cung cấp và khả năng mở rộng

BI là hệ thống dùng dài hạn mà phạm vi phân tích có thể mở rộng dần, nên hãy đánh giá hỗ trợ của nhà cung cấp và khả năng mở rộng của hệ thống khi lựa chọn.

Hãy hỏi nhà cung cấp về kênh hỗ trợ và thời gian phản hồi, có giúp kết nối nguồn dữ liệu mới không, và chi phí cấp phép thay đổi ra sao khi số người dùng tăng. Việc sử dụng BI thường lan từ một phòng ban ra cả doanh nghiệp, nên chi phí và hỗ trợ kỹ thuật của việc mở rộng đáng được xác nhận.

Hãy xác nhận thêm hệ thống có chịu được sự tăng khối lượng dữ liệu không. Khi phạm vi phân tích mở rộng, khối lượng dữ liệu và số bảng điều khiển đều tăng, và nếu hiệu năng hệ thống không theo kịp, trải nghiệm sử dụng giảm. Đưa khả năng mở rộng vào lựa chọn giúp tránh việc hệ thống không hỗ trợ được nhu cầu doanh nghiệp về sau.

Sai lầm thường gặp

Hiểu các sai lầm thường gặp giúp bạn tránh phần lớn sự hối tiếc.

• Không đánh giá tình trạng dữ liệu thành thật, nên báo cáo không đáng tin sau vận hành
• Chọn một công cụ có ngưỡng bảo trì vượt năng lực doanh nghiệp
• Bỏ qua độ dễ dùng cho người dùng thường, nên BI chỉ phòng công nghệ dùng
• Cố làm mọi phân tích cho cả doanh nghiệp cùng lúc, quá rộng để tập trung
• Không có người dẫn dắt sử dụng sau vận hành, nên tổ chức không hình thành thói quen xem dữ liệu

Xây dựng văn hóa dữ liệu trong doanh nghiệp

Công cụ BI chỉ phát huy giá trị khi đi kèm với văn hóa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nhiều doanh nghiệp đầu tư hàng trăm triệu đồng cho nền tảng phân tích nhưng cuối cùng nhân viên vẫn quyết định theo cảm tính hoặc theo bảng tính cá nhân. Nguyên nhân thường không nằm ở công nghệ mà ở thói quen làm việc và ở cách lãnh đạo nêu gương. Nếu ban giám đốc vẫn yêu cầu cấp dưới gửi báo cáo bằng tệp đính kèm thay vì mở dashboard chung, thì thông điệp ngầm gửi đi là nền tảng BI không thực sự quan trọng.

Để thay đổi điều này, hãy bắt đầu bằng việc đưa dashboard vào chính nhịp họp của tổ chức. Mỗi cuộc họp giao ban tuần nên mở trực tiếp báo cáo trên nền tảng BI thay vì trình chiếu ảnh chụp màn hình. Khi một con số gây bất ngờ, người chủ trì nên khuyến khích đào sâu ngay tại chỗ thay vì hẹn kiểm tra lại sau. Thói quen này dần dần biến nền tảng BI thành nguồn sự thật chung. Song song đó, doanh nghiệp nên công nhận và khen thưởng những nhân viên biết dùng dữ liệu để đề xuất cải tiến, qua đó tạo động lực lan tỏa.

Đào tạo cũng cần được thiết kế lại theo vai trò thay vì đào tạo đại trà. Người xem báo cáo chỉ cần biết cách lọc, cách diễn giải và cách đặt câu hỏi đúng; họ không cần học cách dựng mô hình dữ liệu. Ngược lại, nhóm phân tích cần được đào tạo sâu về mô hình hóa, về hiệu năng truy vấn và về nguyên tắc trực quan hóa. Việc tách biệt hai lộ trình đào tạo giúp tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng người dùng nghiệp vụ bị quá tải kiến thức kỹ thuật rồi bỏ cuộc. Một chương trình kèm cặp nội bộ, trong đó người thành thạo hỗ trợ đồng nghiệp, thường hiệu quả hơn nhiều so với một buổi đào tạo tập trung duy nhất.

Đo lường thành công của dự án BI

Một dự án BI cần được đánh giá bằng chính các chỉ số mà nó tạo ra, nếu không doanh nghiệp sẽ không biết khoản đầu tư có sinh lời hay không. Nhóm chỉ số đầu tiên là mức độ chấp nhận của người dùng: tỷ lệ nhân viên đăng nhập hàng tuần, số lượng dashboard được mở thường xuyên, và tỷ lệ báo cáo cũ không còn ai dùng. Nếu tỷ lệ đăng nhập thấp, mọi cải tiến kỹ thuật khác đều vô nghĩa vì sản phẩm không được dùng đến.

Nhóm chỉ số thứ hai đo hiệu quả vận hành của chính hệ thống BI: thời gian làm mới dữ liệu mỗi đêm, tỷ lệ làm mới thất bại, độ trễ trung bình khi mở một báo cáo phức tạp, và khoảng thời gian từ lúc phát sinh dữ liệu đến lúc nó xuất hiện trên dashboard. Những con số này phản ánh độ tin cậy của nền tảng. Một báo cáo đẹp nhưng thường xuyên hiển thị dữ liệu cũ của hôm trước sẽ khiến người dùng quay lại với bảng tính thủ công.

Nhóm chỉ số thứ ba, và cũng khó đo nhất, là tác động kinh doanh thực tế. Doanh nghiệp nên ghi lại những quyết định cụ thể đã được thay đổi nhờ thông tin từ BI: một chiến dịch tiếp thị được dừng sớm vì dữ liệu cho thấy không hiệu quả, một dòng sản phẩm được mở rộng vì biên lợi nhuận vượt kỳ vọng, hay một điểm bán hàng được tái cơ cấu. Việc thu thập những câu chuyện này theo từng quý, kèm theo ước lượng giá trị tài chính, là cách thuyết phục nhất để bảo vệ ngân sách BI trong các kỳ lập kế hoạch tiếp theo.

Tìm hiểu chi tiết sản phẩm

Tổng kết các điểm chính

Chọn BI tựa trên việc làm rõ các câu hỏi muốn trả lời bằng dữ liệu, đánh giá các chức năng cốt lõi như kết nối dữ liệu và trực quan hóa, nhìn thẳng vào tình trạng dữ liệu, và bắt đầu triển khai cùng việc thúc đẩy sử dụng ở quy mô nhỏ. Làm đúng những điểm này, BI thực sự trở thành cơ sở cho các quyết định.