Cara Memilih Software ATS: Panduan Rekrutmen untuk Perusahaan

Memilih software ATS, singkatan dari sistem pelacakan pelamar, memengaruhi langsung kecepatan rekrutmen, kualitas perekrutan, dan citra perusahaan di mata kandidat. Pilihan yang tergesa-gesa berujung pada alat yang dianggap birokratis oleh perekrut. Panduan ini menyajikan proses evaluasi yang terstruktur bagi perusahaan Indonesia.

Isi panduan ini

• Langkah 1: tinjau proses rekrutmen saat ini
• Langkah 2: tetapkan volume dan kekhususan lowongan
• Langkah 3: tetapkan kebutuhan menurut prioritas
• Langkah 4: nilai pengalaman kandidat
• Langkah 5: uji dengan lowongan nyata
• Langkah 6: nilai integrasi, biaya, dan perlindungan data
• Kesalahan umum saat memilih ATS
• Ringkasan poin penting

Langkah 1: tinjau proses rekrutmen saat ini

Sebelum melihat alat apa pun, catat bagaimana rekrutmen berjalan saat ini. Di mana lowongan diiklankan, lewat kanal apa lamaran masuk, siapa yang menyaring, dan bagaimana wawancara berlangsung. Pemetaan ini mengungkap titik hambatan terbesar, seperti lamaran yang tersebar atau kandidat tanpa tanggapan.

Berbicaralah dengan perekrut dan manajer yang ikut wawancara untuk memahami apa yang paling mengganggu. Hasil langkah ini adalah daftar masalah yang diurutkan menurut dampak, yang memandu seluruh evaluasi berikutnya.

Langkah 2: tetapkan volume dan kekhususan lowongan

Kebutuhan akan ATS sangat bergantung pada volume dan jenis rekrutmen. Perkirakan berapa lowongan yang dibuka perusahaan per tahun, berapa kandidat yang ditarik tiap lowongan, dan variasi musimannya. Perusahaan yang merekrut beberapa lowongan per tahun butuh sistem sederhana; yang merekrut dalam volume besar butuh lebih banyak otomatisasi.

Kekhususan juga penting. Merekrut profil administratif berbeda dari merekrut dalam volume untuk operasi, dan hal itu memengaruhi alur, kanal, serta cara penilaian. Menetapkan kekhususan ini menghindarkan pemilihan sistem yang dirancang untuk jenis rekrutmen yang berbeda.

Langkah 3: tetapkan kebutuhan menurut prioritas

Dari masalah dan kekhususan itu, ubah setiap kebutuhan menjadi persyaratan konkret dan kelompokkan ke dalam wajib, diinginkan, dan nilai tambah. Tanpa urutan prioritas yang jelas, tim evaluasi terbawa oleh fitur yang mencolok.

Jelaskan setiap persyaratan lewat hasil yang diharapkan. Alih-alih menulis perlu otomatisasi, tulislah perlu mengirim konfirmasi otomatis kepada kandidat dalam beberapa menit setelah lamaran diterima. Dengan begitu, tiap persyaratan menjadi skenario yang dapat diperiksa.

Langkah 4: nilai pengalaman kandidat

Pengalaman kandidat selama proses memengaruhi langsung citra perusahaan. Kandidat yang dibiarkan tanpa jawaban, meski tidak lolos, dapat membagikan pengalaman negatif. ATS yang baik membantu mengirim konfirmasi, menjaga kandidat tetap terinformasi, dan menyampaikan dengan sopan ketika ia tidak terpilih.

Proses melamar perlu sederhana. Formulir yang terlalu panjang atau sulit di ponsel membuat kandidat baik mengundurkan diri. Telusuri alur lamaran dari sudut pandang pelamar, karena itulah kesan pertama yang ditimbulkan perusahaan.

Langkah 5: uji dengan lowongan nyata

Masa percobaan hanya bernilai bila dipakai dengan lowongan nyata. Iklankan sebuah lowongan sungguhan, terima lamaran, pindahkan kandidat melalui tahapan, jadwalkan wawancara, dan kirim komunikasi. Menjalani satu siklus penuh mengungkap hambatan yang tidak ditunjukkan demonstrasi.

Libatkan para perekrut yang akan memakai sistem sehari-hari. Beri skor setiap ATS menurut persyaratan dari langkah tiga, agar keputusan berdasarkan bukti konkret, bukan kesan dari demonstrasi vendor.

Langkah 6: nilai integrasi, biaya, dan perlindungan data

Periksa apakah ATS terhubung dengan situs lowongan kerja yang dipakai perusahaan dan dengan sistem SDM, agar data kandidat yang direkrut berpindah tanpa pemasukan ulang. Soal biaya, ATS biasanya ditagih per pengguna perekrut atau per lowongan terbuka; jumlahkan lisensi dan implementasi dalam beberapa tahun dan pastikan penagihan dalam rupiah.

Berkas lamaran berisi banyak data pribadi, dan perusahaan bertanggung jawab melindunginya sesuai perundang-undangan. Perjelas di mana data disimpan, bagaimana akses dikendalikan, dan apakah ada kebijakan jangka waktu penyimpanan berkas lamaran.

Kesalahan umum saat memilih ATS

Kesalahan paling sering adalah memilih berdasarkan daftar fitur tanpa mempertimbangkan volume rekrutmen yang nyata. Kedua adalah mengabaikan pengalaman kandidat, yang berujung pada formulir panjang yang membuat profil baik menjauh. Ketiga adalah tidak melibatkan perekrut dalam evaluasi.

1. Memilih sistem yang tidak sebanding dengan volume rekrutmen nyata
2. Mengabaikan pengalaman kandidat pada proses melamar
3. Tidak melibatkan perekrut dalam pengujian alat
4. Tidak memeriksa integrasi dengan situs lowongan dan dengan SDM
5. Membandingkan hanya biaya bulanan tanpa menjumlahkan biaya total
6. Tidak menetapkan kebijakan penyimpanan data kandidat

Pelajari produk lebih lanjut

Ringkasan poin penting

Memilih ATS dengan berhasil dimulai dari memahami proses dan volume rekrutmen. Tetapkan kebutuhan menurut prioritas, beri bobot pada pengalaman kandidat, dan uji dengan lowongan nyata sambil melibatkan perekrut. Periksa integrasi, biaya, dan perlindungan data. ATS yang sesuai dengan skala perusahaan dan diadopsi perekrut memberi nilai lebih besar daripada sistem canggih yang kurang dimanfaatkan.