Cara Memilih Software Akuntansi: Panduan untuk Perusahaan di Indonesia

Memilih software akuntansi memengaruhi langsung ketepatan catatan, pemenuhan kewajiban pajak, dan ketenangan mereka yang bertanggung jawab atas akuntansi perusahaan. Pilihan yang tergesa-gesa dapat berujung pada kerja ulang dan risiko kesalahan dalam penyampaian ke otoritas pajak. Panduan ini menyajikan proses evaluasi yang terstruktur, agar perusahaan dan kantor jasa akuntansi di Indonesia memutuskan berdasarkan kriteria yang jelas.

Isi panduan ini

• Langkah 1: pahami rutinitas akuntansi saat ini
• Langkah 2: daftar kewajiban pajak dan laporan yang dibutuhkan
• Langkah 3: nilai kepatuhan dan pembaruan terhadap regulasi
• Langkah 4: periksa integrasi dengan bank dan sistem lain
• Langkah 5: uji dengan data akuntansi nyata
• Langkah 6: rencanakan migrasi dan bandingkan biaya
• Kesalahan umum saat memilih software
• Ringkasan poin penting

Langkah 1: pahami rutinitas akuntansi saat ini

Sebelum melihat software apa pun, catat bagaimana akuntansi berjalan saat ini. Dari mana data berasal, siapa yang membuat jurnal, berapa lama tutup buku bulanan, dan di mana langkah manual yang paling memakan waktu. Pemetaan ini mengungkap titik hambatan terbesar dan kesalahan yang paling sering terjadi.

Berbicaralah dengan penanggung jawab akuntansi untuk memahami apa yang paling menyita waktu. Perusahaan yang masalahnya rekonsiliasi bank yang lambat memiliki prioritas berbeda dari perusahaan yang kesulitan menghasilkan laporan pajak. Hasil langkah ini adalah daftar hambatan yang diurutkan menurut dampak.

Langkah 2: daftar kewajiban pajak dan laporan yang dibutuhkan

Di Indonesia, akuntansi dikelilingi kewajiban pelaporan dengan format dan tenggat tertentu. Buat daftar semua kewajiban yang harus disampaikan perusahaan secara berkala, ditambah laporan internal yang dibutuhkan, seperti hasil per pusat biaya atau analisis arus kas. Daftar ini menjadi dasar untuk memverifikasi apakah setiap software benar-benar mencakup kebutuhan perusahaan.

Jelaskan setiap kebutuhan lewat hasil yang diharapkan. Alih-alih menulis perlu menghasilkan laporan pajak, sebutkan dokumen dan laporan apa yang harus diproduksi sistem dan dalam format apa. Kejelasan ini membuat pengujian berikutnya objektif dan menghindarkan penemuan kekurangan setelah kontrak ditandatangani.

Langkah 3: nilai kepatuhan dan pembaruan terhadap regulasi

Pertanyaan inti bukan hanya apakah software memenuhi aturan pajak saat ini, melainkan bagaimana vendor menjaganya tetap terbarui ketika regulasi berubah. Tanyakan secara eksplisit proses pembaruannya, seberapa cepat vendor merilis penyesuaian, dan bagaimana pelanggan diberi tahu.

Nilai pula keterlacakan data. Kemampuan beranjak dari sebuah angka di laporan hingga ke jurnal dan dokumen asalnya sangat penting dalam audit dan pemeriksaan. Software yang mencatat siapa membuat jurnal apa dan kapan, serta menjaga jejak audit, melindungi perusahaan dan akuntan yang bertanggung jawab.

Langkah 4: periksa integrasi dengan bank dan sistem lain

Software akuntansi memberi nilai jauh lebih besar ketika terhubung dengan sistem lain. Integrasi perbankan memungkinkan impor rekening koran dan otomatisasi rekonsiliasi, menghilangkan salah satu tugas paling memakan waktu. Periksa dengan bank mana solusi sudah memiliki integrasi dan bagaimana impor rekening koran bekerja.

Hubungan dengan ERP atau sistem manajemen juga penting. Ketika penjualan, pembelian, dan transaksi keuangan sampai ke akuntansi tanpa pemasukan data berulang, kesalahan berkurang dan waktu tutup buku menjadi lebih singkat. Untuk kantor jasa akuntansi, integrasi dengan sistem para klien adalah faktor produktivitas yang menentukan.

Langkah 5: uji dengan data akuntansi nyata

Masa percobaan hanya bernilai bila dipakai dengan data nyata perusahaan. Catatlah satu periode terkini di dalam software dan bandingkan hasilnya dengan yang sudah divalidasi pada sistem saat ini. Bila angkanya sama, itu bukti keandalan yang baik; bila ada selisih, perlu dipahami penyebabnya.

Libatkan dalam pengujian orang yang akan mengoperasikan sistem sehari-hari. Penanggung jawab cepat menyadari bila suatu alur lambat atau pembuatan suatu laporan merepotkan. Beri skor setiap software menurut daftar kewajiban dan laporan yang ditetapkan pada langkah dua.

Langkah 6: rencanakan migrasi dan bandingkan biaya

Migrasi data adalah tahap paling sensitif. Bagan akun, saldo awal, riwayat jurnal, dan data induk perlu dipindahkan dengan tepat. Perlakukan migrasi sebagai subproyek dan pertimbangkan menjalankan sistem lama dan baru secara paralel selama satu atau dua periode tutup buku untuk mencocokkan hasil.

Soal biaya, modelnya bervariasi: per pengguna, per perusahaan, atau per volume jurnal. Jumlahkan lisensi, implementasi, dan pemeliharaan dalam horizon tiga tahun dan pastikan pembaruan terkait regulasi termasuk dalam kontrak. Periksa pula apakah penagihan dilakukan dalam rupiah.

Kesalahan umum saat memilih software

Kesalahan paling sering adalah menilai hanya apakah software menghasilkan laporan saat ini, tanpa menanyakan bagaimana vendor mengikuti perubahan regulasi. Kedua adalah meremehkan migrasi data, meninggalkan sistem baru tanpa riwayat yang diperlukan. Ketiga adalah tidak menguji dengan data nyata, sehingga menemukan keterbatasan setelah kontrak.

1. Menilai kepatuhan saat ini tanpa memeriksa cara vendor memperbarui sistem
2. Meremehkan upaya migrasi data
3. Tidak menguji dengan data akuntansi nyata perusahaan
4. Mengabaikan integrasi perbankan dan dengan sistem lain
5. Membandingkan hanya biaya bulanan tanpa menjumlahkan biaya tiga tahun
6. Tidak memeriksa keterlacakan jurnal

Pelajari produk lebih lanjut

Ringkasan poin penting

Memilih software akuntansi dengan berhasil dimulai dari memahami rutinitas saat ini dan mendaftar kewajiban serta laporan yang dibutuhkan. Nilai kepatuhan dan terutama cara vendor mengikuti regulasi. Periksa integrasi, uji dengan data nyata, dan rencanakan migrasi sebagai subproyek. Keputusan akhir sebaiknya mempertimbangkan total biaya tiga tahun dan keandalan vendor menghadapi perubahan pajak yang terus terjadi.